Wat is compliance?

Compliance betekent dat een organisatie handelt volgens relevante wet- en regelgeving, interne regels en maatschappelijke normen. Het gaat niet alleen om het voorkomen van overtredingen, maar ook om het beheersen van risico’s en het stimuleren van integer gedrag.

Een goede compliancefunctie helpt organisaties om bewust keuzes te maken, risico’s inzichtelijk te krijgen en vertrouwen te behouden bij klanten, toezichthouders en andere stakeholders.

Waarom is compliance belangrijk?

Compliance helpt organisaties om risico’s te beheersen op het gebied van onder andere wet- en regelgeving, integriteit, fraude, belangenconflicten en reputatie.

Een goed ingerichte compliancefunctie zorgt ervoor dat:

• risico’s tijdig worden gesignaleerd;
• medewerkers weten wat er van hen wordt verwacht;
• beleid wordt vertaald naar de dagelijkse praktijk;
• de organisatie aantoonbaar grip heeft op belangrijke risico’s.

Heeft iedere organisatie een compliancefunctie nodig?

Niet iedere organisatie heeft dezelfde compliancebehoefte. De inrichting hangt af van factoren zoals de sector, omvang, activiteiten, risico’s en wettelijke verplichtingen.

Voor organisaties die actief zijn in bijvoorbeeld financiële dienstverlening, internationale handel, zorg of gereguleerde markten kan een professionele compliancefunctie essentieel zijn.

Ook organisaties zonder formele verplichting kunnen baat hebben bij compliance om risico’s beter te beheersen en vertrouwen uit te stralen.

Wanneer heb ik een compliance officer nodig?

Een organisatie heeft behoefte aan een compliance officer wanneer compliance- en integriteitsrisico’s structurele aandacht vragen. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn wanneer:

• regelgeving complexer wordt;
• de organisatie groeit;
• activiteiten plaatsvinden in risicovolle markten;
• klanten, banken of toezichthouders meer inzicht vragen;
• verantwoordelijkheden rondom compliance onvoldoende zijn belegd.

Een compliance officer helpt om risico’s inzichtelijk te maken, beleid te ontwikkelen en compliance onderdeel te maken van de dagelijkse bedrijfsvoering.

Wanneer heeft een organisatie een externe compliance officer nodig?

Een externe compliance officer kan een oplossing zijn wanneer een organisatie:

• tijdelijk extra expertise nodig heeft;
• geen eigen compliancefunctie heeft;
• onafhankelijk advies zoekt;
• compliance professioneel wil inrichten;
• behoefte heeft aan een ervaren sparringpartner.

Een externe compliance officer brengt kennis en ervaring mee en kan snel aansluiten bij de organisatie.

Heeft jouw organisatie behoefte aan tijdelijke of structurele ondersteuning bij compliance? NCIP ondersteunt organisaties met ervaren externe compliance officers die direct kunnen aansluiten bij de praktijk.

Wat kost een externe compliance officer?

De kosten van een externe compliance officer zijn afhankelijk van verschillende factoren, zoals de omvang van de organisatie, de complexiteit van de werkzaamheden, de sector en de gewenste inzet. Sommige organisaties hebben behoefte aan een paar uur ondersteuning per maand, terwijl andere kiezen voor een structurele invulling van de compliancefunctie.

Organisaties zoeken regelmatig naar de kosten of het tarief van een externe compliance officer. Omdat iedere organisatie andere risico’s, werkzaamheden en wensen heeft, is hiervoor geen standaardtarief. NCIP maakt daarom altijd een voorstel op maat, afgestemd op de gewenste ondersteuning en de specifieke situatie van de organisatie.

Benieuwd wat een externe compliance officer voor jouw organisatie kan betekenen of wil je een indicatie van de kosten? Neem vrijblijvend contact met ons op. We denken graag met je mee.

Wat is het verschil tussen compliance en integriteit?

Compliance gaat over het voldoen aan wet- en regelgeving, interne regels en afspraken. Integriteit gaat breder over het handelen volgens professionele en ethische normen. Integriteit vraagt daarom niet alleen om beleid, maar ook om aandacht voor gedrag, cultuur en bewustwording.

De twee onderwerpen versterken elkaar. Een organisatie kan aan regels voldoen, maar toch behoefte hebben aan aandacht voor gedrag, cultuur en morele dilemma’s.

Wat is een compliance risicoanalyse (Compliance Risk Assessment)?

Een compliance risicoanalyse brengt in kaart welke compliance- en integriteitsrisico’s een organisatie loopt en hoe deze worden beheerst.

Een analyse geeft inzicht in:

• belangrijkste risico’s;
• bestaande beheersmaatregelen;
• verbeterpunten;
• prioriteiten voor de compliancefunctie.

Wil je inzicht krijgen in de belangrijkste compliance- en integriteitsrisico’s binnen jouw organisatie? Met een compliance risk assessment brengt NCIP verbeterpunten en prioriteiten in kaart.

Hoe richt je een effectieve compliancefunctie in?

Een effectieve compliancefunctie begint met inzicht in de risico’s en behoeften van de organisatie.

Belangrijke stappen zijn:

1. bepalen welke risico’s relevant zijn;
2. vaststellen welke verantwoordelijkheden nodig zijn;
3. beleid en procedures ontwikkelen;
4. compliance integreren in bestaande processen;
5. zorgen voor monitoring en bewustwording.

Een compliancefunctie moet aansluiten bij de organisatie en niet alleen bestaan uit documenten. NCIP ondersteunt organisaties bij het ontwikkelen en versterken van een compliancefunctie die past bij de omvang, risico’s en doelstellingen van de organisatie.

Wat is het verschil tussen een compliance officer en een compliance adviseur?

Een compliance adviseur helpt organisaties bij specifieke vraagstukken, zoals beleid, risicoanalyses of verbetertrajecten.

Een compliance officer heeft vaak een meer structurele rol binnen de organisatie en houdt zich bezig met monitoring, advisering en het bewaken van de compliancefunctie.

In sommige organisaties worden beide rollen gecombineerd.

Welke onderwerpen vallen onder compliance?

Afhankelijk van de organisatie kunnen compliance-onderwerpen zijn:

• wet- en regelgeving;
• AML en KYC;
• sanctiewetgeving;
• privacy;
• belangenconflicten;
• fraude en corruptie;
• integriteitsrisico’s;
• gedrag en cultuur;
• ESG-risico’s.

Kan een organisatie compliance uitbesteden?

Ja. Veel organisaties kiezen ervoor om (een deel van) hun compliancefunctie extern te organiseren.

Dit kan bijvoorbeeld door:

• een externe compliance officer;
• tijdelijke ondersteuning;
• complianceadvies;
• een compliance risk assessment.

Een externe partner biedt flexibiliteit en toegang tot specialistische kennis. Dit kan bijvoorbeeld door een externe compliance officer in te zetten, tijdelijke ondersteuning te organiseren of specifieke compliancevraagstukken door een specialist te laten uitvoeren.

Hoe helpt NCIP organisaties met compliance?

NCIP ondersteunt organisaties bij het versterken van hun compliancefunctie. Wij combineren inhoudelijke expertise met een praktische aanpak.

Wij helpen onder andere met:

• het opzetten of verbeteren van een compliancefunctie;
• tijdelijke of structurele inzet van een externe compliance officer;
• compliance risicoanalyses;
• beleid en implementatie;
• coaching en ondersteuning van compliance professionals.