/ Van handel naar houvast

Van handel naar houvast

Hoe een internationale handelsonderneming met behulp van NCIP grip kreeg op AML, KYC en integriteit

Internationale handel biedt kansen, maar brengt ook aanzienlijke compliancerisico’s met zich mee. Ondernemingen die actief zijn in Afrika, Azië en het Midden-Oosten krijgen steeds vaker te maken met kritische vragen van banken over hun handel, betalingsverkeer en integriteit.

In deze klantcase laten wij zien hoe NCIP, als compliance adviseur en externe compliance officer, internationale handelsondernemingen ondersteunt bij het professioneel inrichten van hun compliancefunctie en het herstellen van vertrouwen bij de bank.

Deze klantcase is gebaseerd op meerdere praktijkopdrachten van internationale handelsondernemingen. Om de vertrouwelijkheid van opdrachtgevers te waarborgen, zijn herkenbare kenmerken aangepast en zijn elementen uit verschillende trajecten samengebracht.

Waarom stellen banken steeds meer vragen over internationale handel?

De onderneming in deze casus is actief in de internationale handel en koopt en verkoopt goederen over meerdere continenten. Hoewel de thuismarkt in Nederland en Duitsland ligt, vinden transacties plaats in regio’s waar economische kansen samengaan met verhoogde integriteits- en sanctierisico’s.

Waar de bancaire relatie jarenlang probleemloos verliep, veranderde dit toen de bank haar klantonderzoek aanscherpte. De bank stelde onder meer vragen over:

third‑party payments en cashtransacties
de aard van de goederen
herkomst en bestemming van geldstromen
de rol van tussenpersonen
landen waarin werd gehandeld

Daarnaast vroeg de bank expliciet naar het aanwezige AML‑ en KYC‑beleid, sanctiemonitoring en de wijze waarop integriteitsrisico’s werden beheerst. Zonder een aantoonbaar werkend compliancekader ontstaat in zulke situaties al snel spanning.

Twijfel je of jouw handelsstromen voldoende uitlegbaar zijn voor de bank?

Laat je compliancerisico’s globaal toetsen.

Wat was de aanleiding om NCIP in te schakelen?

De directe aanleiding was een omvangrijk informatieverzoek van de bank. De onderneming had inhoudelijk goed zicht op haar activiteiten, maar merkte dat zij moeite had om dit gestructureerd en onderbouwd te presenteren. Processen waren impliciet ingericht, kennis zat bij enkele medewerkers en formeel beleid ontbrak.

De bank maakte duidelijk dat zonder inzicht in risicobeheersing vertragingen in het betalingsverkeer of zelfs beëindiging van de bankrelatie niet waren uitgesloten. Dat was het moment waarop de onderneming NCIP inschakelde voor complianceadvies en ondersteuning in de rol van externe compliance officer.

Hoe begin je met het inrichten van een compliancefunctie in de praktijk?

Elke opdracht bij NCIP start met een eigen due diligence en een open gesprek met directie en management. Voor ons is het essentieel om vast te stellen dat er daadwerkelijk commitment is vanuit de top. Het enkel “redden van de bankrelatie” is onvoldoende; duurzame compliance vraagt intrinsieke motivatie. Dat past bij onze missie: het versterken van compliance en integriteit.

Na het vaststellen van deze motivatie analyseerden wij de organisatie, handelsactiviteiten en bijbehorende risico’s. Als compliance officer kijken wij niet alleen naar regelgeving, maar vooral naar waar het reële risico zit en hoe dit beheerst kan worden zonder de business onnodig te blokkeren.

Samen met de directie is een plan van aanpak opgesteld. De eerste focus lag op het ontwikkelen van beleid en werkinstructies die niet alleen voldoen aan wet- en regelgeving, maar in de eerste plaats aansluiten bij de organisatie. Door dit gezamenlijk te doen, werd de acceptatie vergroot en de implementatie versneld.

Vervolgens is de compliancefunctie gepositioneerd binnen de bestaande governance. Er is gekozen voor een risk‑based benadering: de belangrijkste risico’s – witwassen, sancties, corruptie en integriteit – zijn expliciet belegd, terwijl minder urgente thema’s zijn doorgeschoven naar een later moment.

Een lid van de directie werd aangewezen als interne complianceverantwoordelijke en NCIP werd aangesteld als externe compliance officer, verantwoordelijk voor monitoring, advisering en kwaliteitsbewaking.

Benieuwd welke maatregelen voor jouw organisatie echt noodzakelijk zijn?

Plan een kennismakingsgesprek

Welke rol speelt beleid bij AML, KYC en integriteit?

Een belangrijke constatering was dat de onderneming zorgvuldig handelde, maar dat dit onvoldoende zichtbaar was voor externe stakeholders, zoals de bank. Daarom heeft NCIP geholpen bij het opstellen van samenhangend en praktisch compliancebeleid, aangevuld met duidelijke werkinstructies en templates.

Het AML‑beleid beschrijft hoe risico’s op witwassen en terrorismefinanciering worden geïdentificeerd en beheerst, met specifieke aandacht voor internationale betalingen, ongebruikelijke transacties en het gebruik van derden.
Het KYC‑beleid richt zich op klanten, leveranciers en tussenpersonen en legt vast hoe identiteit, eigendomsstructuren en uiteindelijk belanghebbenden worden vastgesteld, inclusief criteria voor verscherpt onderzoek.
Daarnaast is een sanctie‑ en integriteitsbeleid opgesteld. Dit fungeert als praktisch toetsingskader voor goederen, landen en partijen en besteedt expliciet aandacht aan belangenconflicten, corruptierisico’s en de inzet van agenten.

Hoe vertaal je beleid naar de dagelijkse praktijk?

Beleid heeft alleen waarde als het daadwerkelijk wordt toegepast. Daarom heeft NCIP de verantwoordelijken binnen de organisatie geholpen om het beleid te vertalen naar werkbare werkinstructies die aansluiten op bestaande processen.

Medewerkers kregen helderheid over welke informatie nodig is bij nieuwe relaties, hoe goederen- en geldstromen moeten worden vastgelegd en wanneer compliance moet worden betrokken.

Als externe adviseur begeleidden wij dit proces actief. Niet door enkel documenten op te leveren, maar door samen te toetsen wat in de praktijk werkt en waar bijsturing nodig is. Als externe compliance adviseur richten wij ons vooral op monitoring, advisering en kwaliteitsbewaking.

Waarom is implementatie en bewustwording cruciaal?

Een compliancefunctie staat of valt met draagvlak. Daarom hebben wij management en sleutelmedewerkers meegenomen in het waarom achter compliance. Niet vanuit abstracte regelgeving, maar vanuit het belang van continuïteit en toegang tot het bancaire systeem.

In gesprekken en overleggen werd duidelijk hoe een goed ingerichte compliancefunctie het commerciële proces juist kan ondersteunen. Compliance werd daarmee gezien als bescherming, niet als belemmering.

Hoe levert NCIP een bijdrage aan de communicatie met de bank?

Een essentieel onderdeel van deze casus was onze rol in de communicatie met de bank. Banken verwachten geen perfecte organisatie, maar wel transparantie, consistentie en aantoonbare beheersing.

NCIP hielp bij het structureren van antwoorden, het toelichten van handels‑ en betalingsstromen en het presenteren van het nieuwe compliancekader. Door deze vertaalslag te maken tussen de onderneming en de bank werd de houding merkbaar constructiever.

Onze professionals hebben concrete ervaring met het compliance‑ en KYC‑domein van financiële instellingen. Deze ervaring komt van pas bij het overbruggen van de kloof tussen onderneming en huisbank.

Wat heeft deze aanpak de onderneming opgeleverd?

De onderneming beschikt nu over:

een professioneel ingerichte compliancefunctie
helder beleid en duidelijke verantwoordelijkheden
beter inzicht in risico’s op directieniveau
een gestabiliseerde bankrelatie

Compliance is geen ad‑hoc reactie meer, maar een vast onderdeel van de bedrijfsvoering.

Wil je meer grip op AML, KYC en sanctierisico's?

Plan een kennismakingsgesprek

Wat laat deze klantcase zien over de rol van NCIP?

Deze klantcase laat zien hoe NCIP internationale handelsondernemingen ondersteunt met complianceadvies en in de rol van externe compliance officer bij complexe vraagstukken rond AML, KYC, sancties en integriteit.

Wij combineren juridische expertise met praktijkervaring en begrijpen dat een onderneming wil ondernemen en haar producten en diensten wil verkopen. Door samen te bouwen aan een integere bedrijfsvoering helpt NCIP organisaties zich te focussen op hun core business.

Wanneer is het verstandig om een adviseur of externe compliance officer in te schakelen?

Veel internationale handelsondernemingen investeren pas in compliance wanneer banken of toezichthouders vragen stellen. Deze casus laat zien dat tijdig investeren in compliance niet alleen risico’s beperkt, maar ook bijdraagt aan vertrouwen, continuïteit en grip op de bedrijfsvoering.

In complexe internationale markten is een externe compliance officer dan ook geen noodoplossing, maar een strategische keuze.

Stelt jouw bank steeds meer vragen over klanten, betalingen of handelsstromen?

Wij helpen je om risico's inzichtelijk te maken en compliance structureel te verankeren.

Neem vrijblijvend contact op