De eerste inconvenient solution gaat niet over regels, maar over aandacht. Aandacht voor jou, maar vooral voor wat je in te brengen hebt. Niet als verplicht agendapunt, maar als relevant onderdeel van het gesprek aan de bestuurstafel.
De vergaderzaal is nog stil. De glazen wand laat het grijze ochtendlicht binnen vallen, terwijl op het scherm nog “Directievergadering om 09:00 uur” staat. De compliance officer zit al aan tafel. Vanaf 08:49 al. Alleen. Haar laptop open, notitieblok ernaast.
Wanneer vier minuten over negen de eerste directieleden binnenkomen, valt er een fractie van een seconde stilte die niemand benoemt. “Goedemorgen,” zegt de CFO terwijl hij zijn jas over de stoel hangt. Zijn blik blijft net iets langer hangen bij haar aanwezigheid dan nodig is.
De CEO volgt, telefoon nog in de hand. “Oh… jij bent er al vroeg,” zegt ze met een lichte glimlach die meer een check is dan een begroeting. “Goedemorgen,” antwoordt de compliance officer rustig. “Ik dacht: ik ga er alvast klaar voor zitten. Er zijn een paar zorgen rond data en compliance die ik graag proactief wil duiden voor de agenda start.”
De woorden “proactief” en “duiden” hangen even in de lucht.
De COO schuift aan en fluistert tegen de CFO: “Is dit nieuw? Dat ze erbij zit vanaf het begin?” De CFO haalt zijn schouders op, maar zijn blik blijft alert.
De CEO klapt haar laptop open en zegt luchtig: “Prima hoor, laten we beginnen. Volle agenda vandaag.” Maar de sfeer is al anders. Niet gespannen, maar eerder… gestructureerd. Alsof er ineens iemand in de kamer zit die de ongeschreven regels van de vergadering wel gelezen heeft.
De compliance officer opent haar map. “Voor ik jullie bij agendapunt 7 meeneem in de compliance rapportage van vorig kwartaal,” zegt ze, “wil ik één ding helder maken: de manier waarop we data verwerken in de nieuwe klantketen voldoet nog steeds niet een de wettelijke vereisten. Ik heb dat gisteravond nog laten valideren.”
Er volgt een korte stilte. De CTO leunt achterover. “Gisteravond nog?” “Ja,” zegt ze kalm. “Om het zeker te weten voor deze vergadering. En omdat de impact groter is dan alleen IT. Het raakt ook contractuele verplichtingen en vooral onze reputatie”
De CEO kijkt even naar de CFO. Die kijkt terug, net iets te snel wegdraaiend. “Oké,” zegt de CEO na een seconde. “Dan is het goed dat je hier bent.” Er wordt geknikt, maar het is geen beleefd knikje meer. Het is een herijking.
De COO bladert naar de agenda, iets minder ontspannen dan bij binnenkomst. “Laten we dit punt als eerste doen,” zegt hij.
De compliance officer knikt. Niet triomfantelijk. Niet verontschuldigend. Gewoon aanwezig.
Mensen zijn routine-dieren. Routine, een vast stramien en bekende patronen voelen prettig, geven houvast. Maar sussen ons daardoor misschien ook wel in slaap. Door af te wijken van het stramien schud je mensen wakker.
Door niet aan te schuiven in een directievergadering wanner jouw rapportage behandeld wordt, maar de hele vergadering bij te wonen laat je een urgentie zien: het is belangrijk dat je erbij bent.
En door vooraf al aan te geven dat er iets belangrijks te bespreken is (na de opening wordt de agenda vastgesteld) zorg je voor aandacht. En als je er meteen mee begint, nog voor de vergadering echt op gang is, trek je helemaal de aandacht van de aanwezigen naar jou en dus naar je topic.
Dergelijke zaken werken alleen wanneer het echt een doorbreking is van ingesleten routines. Elke vergadering toepassen verliest heel snel de attentiewaarde en dan wordt het een truc die men herkent.
