Het koffieapparaat pruttelt wanneer de stagiair zijn mok vult. Zijn manager wacht geduldig voor haar espresso. “Heb je dat datalek bij dat laboratorium gezien?” vraagt hij. “Via een extern bureau.”
De manager knikt. “Ja. Dat zie je steeds vaker. De keten.”
De stagiair kijkt haar aan. “Hoe is dat eigenlijk bij ons geregeld?”
“We hebben contracten,” zegt ze. “Verwerkersovereenkomsten.”
“Ja,” zegt de stagiaire, langzaam, “maar dat hadden zij waarschijnlijk ook.”
De manager zegt even niets.
De stagiaire vervolgt, voorzichtiger nu. “Ik bedoel het niet kritisch of zo. Maar stel dat er bij zo’n bureau iets misgaat. Dan zijn wij toch ook verantwoordelijk richting onze klant?”
“Ik denk het wel, ja,” zegt de manager. “We blijven eindverantwoordelijk voor wat er met de data gebeurt.”
“Maar weten we dan ook echt wat er gebeurt?” vraagt hij. “Of weten we vooral wat er op papier staat?”
De espresso is inmiddels klaar, maar de manager laat haar kopje nog staan. “In de praktijk,” verzucht ze, “vertrouwen we daar voor een groot deel op. Je kunt niet alles zelf controleren.”
“Snap ik,” zegt de stagiaire. “Dat dachten zij waarschijnlijk ook. Tot het misging.”
Er valt een korte ongemakkelijke stilte.
De manager pakt haar kopje op. “Misschien is het goed,” zegt ze, “als jij eens in kaart brengt met welke externe bureaus we werken en hoe die afspraken er precies uitzien. Niet alleen op papier, maar ook in de praktijk.”
De stagiaire knikt. De manager knikt terug, maar haar blik is serieuzer dan aan het begin van het gesprek. “Goed dat je het vraagt,” zegt ze uiteindelijk.
Een voorbeeld uit de media of uit de praktijk is vaak een sterke manier om aandacht te vragen voor een onderwerp. Het maakt een abstract risico ineens herkenbaar en concreet. De krantenkoppen leggen genadeloos bloot wat er misging.
Het helpt om het gesprek op gang te brengen zonder meteen theoretisch of zwaar te worden. Want het is geen kritiek op de eigen organisatie, maar iets bij een ander. Maar het legt wel precies de vinger op een mogelijk zere plek.
