Dit is de achtste blog in de blogreeks: Ontdekkingen van een junior compliance officer. In deze reeks vertel ik over wat mij is opgevallen in het compliance landschap.
Inmiddels heb ik de Leergang Compliance Professional succesvol afgerond en dit betekent dat het tijd is voor mijn eerste detachering. In voorbereiding hierop ben ik bij een aantal collega’s langs geweest om te vragen hoe ik mij het beste hierop voor kan bereiden. In deze blog geef ik jullie hier een overzicht van. Sommige adviezen zijn wellicht voor de hand liggend, maar zeker niet minder belangrijk. Doe er je voordeel mee!
In mijn geval is de opdracht voor mij geregeld. De opdrachtgever ken ik daarom niet tot nauwelijks. Van mijn collega’s kreeg ik het advies om voordat mijn eerste dag begint, kennis te maken met de organisatie. Of dit persoonlijk of via teams gebeurt, is afhankelijk van de voorkeur van de organisatie en de mogelijkheden. Mijn kennismakingsgesprek was persoonlijk en ik heb dit als zeer prettig ervaren. Zelf zou ik altijd kiezen voor een persoonlijke kennismaking.
Wat zeker niet vergeten mag worden, is dat je je goed inleest in de organisatie voor de kennismaking. Waar staan zij voor, wat is hun missie, visie en wat zijn de kernwaarden? Heb je goed in beeld wat al hun diensten zijn en hoe deze in elkaar steken? Zover je dit met deskresearch kan vinden natuurlijk. Verzamel zoveel mogelijk informatie als je kan op de website en uit andere bronnen, zodat je zo goed mogelijk beslagen ten ijs komt. Een goede tip vond ik het bekijken van het jaarverslag van de organisatie. Op deze manier leer je hoe het bedrijf ervoor staat en dit kan je wellicht gebruiken voor je opdracht.
Voordat je aan je opdracht begint, is het verstandig om met de opdrachtgever te bespreken wat er van je wordt verwacht. Denk hierbij niet alleen aan de doelstellingen die aan de werkzaamheden zijn verbonden, maar ook de randzaken. Hoeveel dagen word je bijvoorbeeld op kantoor verwacht? Wat niet vergeten mag worden zijn de verwachtingen die jij hebt van de opdrachtgever. Wat heb jij nodig om je opdracht goed uit te kunnen voeren?
Het kan zijn dat er al een inwerkprogramma voor je klaar ligt. Hierin kan staan waar en wanneer je wordt verwacht om kennis te maken met mensen van verschillende afdelingen waar je mee samen gaat werken. Ga er open in, je weet nu eenmaal niet van tevoren wat je allemaal kan verwachten en dingen lopen vaak anders dan je had verwacht. Door hier van tevoren niet te veel over te stressen, maak je een eerste dag een stuk makkelijker voor jezelf.
Ook kreeg ik als advies om, als dat mogelijk is, op te zoeken wie mijn nieuwe collega’s worden en deze namen alvast uit mijn hoofd te leren. Dit kan de druk van alle namen onthouden op de eerste dag wegnemen zodat je wat relaxter begint. Je zou dit kunnen vinden op de website van de organisatie of misschien op LinkedIn.
Daarnaast kan je je als een ‘buitenbeentje’ voelen, dus maak zo snel mogelijk contact met de vaste werknemers zodat je bij het team gaat horen. Maak een lijstje met wie je allemaal zou willen praten.
Om de organisatie zo goed en snel mogelijk te leren kennen is het van belang dat je vanaf de eerste dag al veel vragen stelt. Er bestaan geen domme vragen, want voor jou is alles nieuw. Je weet hoe je een compliance officer moet omschrijven, maar elke organisatie kijkt hier weer anders tegenaan. Vragen hoe de opdrachtgever ertegen aan kijkt is juist een slimme vraag. Stel wel gerichte vragen, want je collega’s hebben het vast druk en je wilt hen niet te lang (onnodig) van hun werk afhouden.
Een belangrijk advies dat ik kreeg, is om meteen te vragen hoe iets zit als je het niet weet. Ga niet het wiel opnieuw uitvinden als het al lang uitgevonden is. Neem in het begin overal een notitieboekje mee naartoe. Je krijgt veel informatie en dat kan je niet allemaal in één keer onthouden. Als je het opschrijft kan je het makkelijk terugvinden en hoef je het niet dubbel te vragen.
Zorg er daarnaast voor dat je weet wie jouw vaste aanspreekpunt is bij de opdrachtgever, maar ook binnen je eigen organisatie. Zo kan je wellicht wat zachter landen, vooral tijdens de eerste week.
Voor de kennismakingen op de eerste dag kreeg ik als tip om een pitch voor te bereiden. Waarschijnlijk gaan je nieuwe collega’s vragen wie je bent, wat je werkervaring is en dergelijke. Als je hier een vast verhaal voor hebt, hoef je niet “on the spot” iets te bedenken en kom je zelfverzekerder over.
Een ander advies was om de spullen die je krijgt zoals laptop en eventueel telefoon, en de systemen die je gaat gebruiken, te testen. Je wilt zo snel mogelijk “up and running” zijn en hiervoor moet alles natuurlijk wel naar behoren werken. Op locatie kan je dan meteen alles laten oplossen mochten er problemen zijn. Technologie doet soms (vaak) niet wat je wilt, dus is het fijn dat je dit niet vanuit huis hoeft te regelen als je niet helemaal weet waar je moet zijn. Dit is op kantoor allemaal veel makkelijker te regelen.
Verder kreeg ik nog als advies, niet onbelangrijk, wees jezelf. Leg jezelf daarnaast niet te veel druk op. Niemand verwacht dat je na één dag al weet hoe de organisatie werkt en dat je resultaten levert. Gun zowel jezelf als de organisatie met haar medewerkers de tijd om aan elkaar te wennen.
Bereid je voor op een intensieve eerste week (of weken). Je krijgt allemaal nieuwe indrukken, mensen en informatie en dit kan in het begin overweldigend voelen. Laat het over je heen komen, want je kan je nooit op alles voorbereiden.
Het leren kennen van de gebruiken hoort bij het leren kennen van de organisatie. Ik kreeg een mooi voorbeeld van een collega. Hij wilde koffie halen voor zijn nieuwe collega’s en kwam dan met een heel dienblad koffie terug. Na een tijdje vroeg hij zich af waarom niemand dat voor hem deed dus vroeg hij het. Toen bleek dat in de organisatie de afspraak was gemaakt dat niemand koffie voor elkaar haalt, zodat je verplicht wordt af en toe weg te lopen van je werkplek. Iets wat met goede bedoelingen gedaan werd, ging tegen de afspraak in. Wees je hier bewust van en pas je aan waar dat nodig is.
Om zo snel mogelijk door te hebben hoe het werkt in een organisatie, is goed observeren van belang. Wees alert op wie waarvoor verantwoordelijk is en bij wie je moet zijn als je ergens informatie over wilt.
Ga daarnaast niet blind af op het oordeel van een ander. Als collega 1 zegt dat je bij collega 2 niet hoeft te zijn voor informatie, kan de werkelijkheid heel anders zijn. Mijn collega vertelde me uit ervaring dat hij juist veel informatie kreeg van collega 2.
Wat verder belangrijk is, is hoe reageren werknemers op compliance. In de ene organisatie worden compliance officers gezien als politieagenten die zeggen wat je wel en niet mag doen. In de andere organisatie zijn het je vrienden die juist heel behulpzaam zijn. Dit zijn twee overdreven uitersten, maar dat neemt niet weg dat het van pas kan komen om te weten hoe tegen compliance wordt aangekeken.
Als laatste kreeg ik nog van een collega mee dat veel organisaties blij zijn met ‘een blik van buiten’. Dit kan bijvoorbeeld helpen om blinde vlekken in een organisatie zichtbaar te maken. Wees daarom niet bang om jouw observaties te delen.
Heb vooral veel plezier. Een detachering is een mooie kans om te leren hoe een organisatie werkt en om veel werkervaring op te doen. Je ontwikkelt je verder als compliance officer, wat je weer mee kan nemen naar een volgende opdracht.
Ik neem deze adviezen ter harte om zo voorbereid mogelijk aan mijn nieuwe opdracht te beginnen. Jij ook?
